20 טיפים חיוניים שיעזרו לך להשתמש ב-Gmail טוב יותר

O gmail זהו שירות הדוא"ל הנפוץ ביותר בעולם, וגם השלם ביותר. מתוך מחשבה על כך, הכנו מדריך עם טיפים חיוניים כדי להפיק ממנו את המרב. ראה למטה:

השתמש בקטגוריות

כאשר אתה נכנס לדף הבית שלך, חלק קטגוריות שנקבעו מראש כעת יהיה זמין ומוגדר. אלה שאתה רואה ברגע שאתה נכנס הם: עיקרי, חברתי e Promoções. בלשוניות אלו תוכלו למצוא מיילים שהתקבלו באנשי קשר או בעלי רלוונטיות, אזכורים ברשתות חברתיות והצעות מאתרי קניות בהם אתם רשומים.

בנוסף, ניתן להפעיל קטגוריות אחרות כגון עדכונים e פורומים: בלשוניות החדשות הללו תוכל לברר על בנקים, חשבונות וכתובות ששלחו מספר הודעות בשבוע. בלשונית הפורום, gmail מסנן רק הודעות מ שיחות וקבוצות.

כדי להפעיל זה פשוט:

שלב 1: לחץ על סמל ההגדרות.

שלב 2: בחר בכל ההגדרות.

שלב 3: עבור אל תיבת הדואר הנכנס.

שלב 4: הפעל עדכונים ו/או פורום.

התאם אישית תוויות

כעת, לאחר שהשתמשת בקטגוריות שמגיעות עם gmail, מה דעתך ליצור משלך? עם תוויות יש לך שליטה מלאה על הודעות האימייל שלך, תוך אופטימיזציה של Gmail לתמיד. אלו ניתנים להתאמה אישית לחלוטין וניתן ליצור בהתאם לצרכי המשתמש, בנוסף, חלוקת הצבעים מהווה נגיעה נוספת למי שמשתמש בשיטות ארגון צבע.

כדי להוסיף אותם פשוט לחץ על סמל הפלוס ליד "תוויותולהתאים אישית לפי הצורך, מה שמקל על החיפוש ב- gmail. כעת, כאשר אתה נמצא באימייל, או אפילו בתיבת הדואר הנכנס שלך, בחר את סמל הסימנייה ובחר אחת או יותר לפי הצורך.

בעל מספר חשבונות

מקובל להשתמש במספר חשבונות דואר אלקטרוני למטרות שונות. ככה, טיפ מגניב הוא להשתמש באפשרות שמוסיפה את כל המיילים לתיבת דואר נכנס אחת בלבד. gmail מפשט את חיי היומיום של המשתמשים עם אפשרות זו, זמינה ב- בקשה.

אפשר לבטל את השליחה

טעות בפורטוגזית, מחווה שגויה או אפילו הטעות בשולח נפוצות בשפע הטקסטים הנכתבים מדי יום ובמיילים שמקבלים מענה. בשביל זה, טיפ מגניב להשתמש בו gmail הוא להתאים אישית את זמן ביטול המשלוח. כברירת מחדל, הזמן שנבחר הוא 5 שניות, אבל אפשר להתאים אותו לעד 30 שניות, מה שמאפשר לך לקחת אוויר אם משהו משתבש.

תהליך ההתקנה קל:

שלב 1: בחר בסמל ההגדרות.

שלב 2: לך לגנרל.

שלב 3: בחר בטל שליחה.

שלב 4: בחר את התקופה הטובה ביותר עבורך.

מצב סודי

מצב זה אידיאלי אם לאימייל שיישלח יש נושא רגיש או סודי יותר. זה מונע את העברת ההודעה לאדם אחר ונמחק אוטומטית לאחר הזמן שנבחר. כדי להפעיל אותו, פשוט בחר את סמל המנעול בתיבת הדואר האלקטרוני עם שעון עצר. לאחר מכן תוכל לבחור את הזמן שבו ההודעה תהיה זמינה.

צור מנוי

בנוסף, הכרחי למייל מסודר הוא שתהיה לו חתימה. התוספת הפשוטה הזו שלך gmail זה מונע עיכובים והצורך לשאול שאלות כמו "מה הכתובת?", "מה מספר הטלפון?" וכו'. הגדרה זו פשוטה, פשוט עבור להגדרות והוסף את החתימה.

תהליך ההתקנה קל:

שלב 1: בחר בסמל ההגדרות.

שלב 2: לך לגנרל.

שלב 3: בחר מנוי.

אוקיי, עכשיו רק לייבא חתימה או ליצור אחת gmail.

חפש בג'ימייל

כלי החיפוש gmail זה מעט נחקר והאמת היא שזה יכול להיות בעל ברית רב עוצמה עבור הארגון. זה, למרות היותו פשוט, יש סדרה של פקודות שניתן להשתמש בהן כדי להקל על חיי היומיום שלך, הרבה מעבר לחיפוש מילים ומיילים. החיסרון הוא הצורך בידע בסיסי בשפה האנגלית, עם זאת, הפעולות פשוטות ומהירות לשינון. הבה נסתכל על טיפים אחרים הקשורים לפקודות אלה למטה.

מיילים שנשלחו אליך וממנו

להיות מודע למיילים ששלחת וקיבלת חיוני כדי לייעל את שלך gmail, לשם כך ניתן להקליד פקודות בשורת החיפוש של ה ג'ימייל ופשט את חייך על ידי איחוד כולם בכמה קליקים.

כדי לגלות אילו הודעות נשלחו לבוס שלך, למשל, פשוט חפש: "דוא"ל to:me from:boss" בבר וכולם יקובצו יחד. התהליך ההפוך יהיה "from:me to:boss email", מראה לכל מי ששלחת אליו.

אז הפקודות הן "to:me from:"דואר"from:me to:

קבצים מצורפים

תאר לעצמך שאתה צריך למצוא PDF מצורף למייל. איך אמצא את הקובץ בצורה המהירה ביותר? כאן תשתמש בקסם של חיפוש פנימה gmail עם הפקודה "יש: התקשרות", מה עושה את כל ההודעות עם קבצים מצורפים מופיעים בתיבת הדואר הנכנס.

עם זאת, במצב זה, אנו מחפשים קובץ PDF והפקודה הזו תעלה קבצים אחרים ברשימה. כדי לפתור את הבעיה, פשוט החלף את המילה התקשרות (קובץ מצורף בפורטוגזית), לפי פורמט הקובץ שאתה מחפש. אז הפקודה תהיה "יש: PDF".

חפש לפי תאריך או נושא

להודעות שאין לך מושג מי שלח, רק זיכרון מעורפל מהתאריך שקיבלת אותן, הפקודות לפני e לאחר הם יהיו הסוואנים שלך במסע הזה. לפני יציג הודעות לפני התאריך שנבחר, מאז לאחר המאוחרים יותר. הפקודות שיש להקליד יהיו "לפני: 25/11/2021"או"לאחר: 25/11/2021", לדוגמה. שינוי התאריך לפי הצורך.

השתמש בפקודות מקלדת

כדי לייעל את השימוש ב gmail עם המקלדת, ישנן פקודות פשוטות ויעילות. כדי לנווט בין הודעות בשרשור אימייל, פשוט השתמש ב- מקשי P ו-N, שלוקחים אותך להודעה הקודמת והבאה, בהתאמה. זה נמנע משימוש בסרגל הגלילה ומקל על חיפוש הודעות דוא"ל. כמו כן, כדי לשלוח הודעה במהירות, אתה יכול ללחוץ Ctrl ו-Enter בו זמנית, חיסכון בזמן על ידי הימנעות מלחיצה על כפתור השליחה. פקודות מקלדת ייחודיות אלו עוזרות לעשות שימוש במקלדת gmail מהיר ויעיל יותר.

תזמון מיילים

לתזמן מיילים ב gmail, אתה יכול בקלות לתזמן את שליחת ההודעות שלך בזמן מסוים, מה שמאפשר ארגון ויעילות רבה יותר בתקשורת.

צעד אחר צעד לתזמן הודעות אימייל gmail:

שלב 1: פתח את Gmail ולחץ על "כתוב" כדי להתחיל הודעת דוא"ל חדשה.

שלב 2: חבר את ההודעה שלך, כולל הנמען, הנושא וגוף האימייל.

שלב 3: כשתסיים לכתוב, לחץ על החץ למטה לצד כפתור "שלח".

שלב 4: בחר באפשרות "תזמן משלוח".

שלב 5: בחר תאריך ושעה ספציפיים לשליחת האימייל, או בחר אחת מהאפשרויות המוצעות על ידי Gmail.

שלב 6: לחץ על "תזמן משלוח" כדי לאשר.

מוּכָן! האימייל שלך יישלח אוטומטית בתאריך ובשעה שנבחרו.

השתמש בארכיון

כלי הארכיון משמש כדי לשמור הודעות דוא"ל עם מעט רלוונטיות, אך לא מספיק כדי להימחק. על ידי העברה לארכיון, אתה שומר על תיבת הדואר הנכנס שלך מסודרת ולא נפתחים דפי מיילים ללא סיבה. כאשר אתה צריך את זה, פשוט בחר את הפריטים בארכיון וחפש את מה שאתה צריך.

קרא אימיילים במצב לא מקוון

פונקציות המאפשרות לך לקרוא הודעות שהתקבלו גם ללא גישה לאינטרנט הן כלים נהדרים לאופטימיזציה שלך gmail. וה Google האם אי פעם חשבת על הפתרון הזה! עם זאת, יהיה עליך להפעיל את הפונקציות בהגדרות הספק.

כדי לגשת אליו, זה פשוט:

שלב 1: לחץ על סמל גלגל השיניים.

שלב 2: בחר הצג את כל ההגדרות.

שלב 3: עבור אל כבוי והפעל.

אוקיי, עכשיו אתה יכול לבחור את פרק הזמן שבו אתה רוצה שההודעות שלך יהיו זמינות ואת gmail מזהיר אותך כמה נפח אחסון ישמש.

בחר ערכות נושא

ערכות נושא יכולות להיות כלי אופטימיזציה טוב ב gmail. בנוסף לכך שזה ייראה כמוך, בחירת ערכת נושא כהה יותר יכולה לעזור להפוך את העיניים שלך לעייפות פחות כשאתה מבלה מול המחשב.

כדי לשנות את הנושא, זה פשוט:

שלב 1: פנה אל פריט הציוד.

שלב 2: בחר ערכות נושא ועבור אל הצג את כל הנושאים.

אוקיי, עכשיו רק תבחר מה שאתה הכי אוהב.

הכירו את הכפתור הנכון

בחירת אימייל עם הכפתור הנכון היא טיפ כיצד לייעל את gmail. כאשר אתה משתמש בפונקציה זו כברירת מחדל, Gmail מציג סדרה של פקודות שניתן לבצע. אתה יכול לסמן כקריאה, לארכיון, להשיב, בין פונקציות אחרות.

התאם אישית את המקלדת שלך

כדי להתאים אישית את קיצורי המקלדת, על המשתמש להפעיל אותם תחילה בהגדרות המכשיר. gmail. לחץ על סמל גלגל השיניים, בחר "ראה את כל ההגדרות", עבור ללשונית "".מִתקַדֵם" והפעל את "קיצורי מקלדת מותאמים אישית". לאחר מכן עבור אל "קיצורי דרך במקלדתולהתאים את הפקודות לפי העדפות אישיות. זה מאפשר לך להגדיר קיצורי דרך ספציפיים לפעולות כגון כתיבה, מענה או מחיקת מיילים, מה שהופך את הגלישה והניהול של הודעות למהיר הרבה יותר.

השתמש בכתיבה חכמה

כתיבה חכמה מציעה ביטויים ומילים תוך כדי הקלדה, בהתבסס על ההקשר של האימייל שלך. כדי להפעיל אותו, עבור לסמל גלגל השיניים, בחר "ראה את כל ההגדרות", לאחר "ג'ראו", וגלול מטה עד שתמצא"הצעות כתיבהה". הפעל אפשרות זו כדי להתחיל לקבל הצעות אוטומטיות. בעת קבלת הצעה, פשוט הקש על המקש Tab להשלמת המשפט.

שלב אפליקציות אחרות

שלב יישומים אחרים עם gmail יכול להרחיב את הפונקציונליות שלו ולשפר את היעילות בניהול מיילים ומשימות. כדי להתחיל, עבור אל סמל גלגל השיניים, בחר "ראה את כל ההגדרות" ונווט אל "אבזרים". לחץ ב"קבל תוספות" ולחקור את שוק העבודה של גוגל כדי למצוא אפליקציות כמו טרלו, אסאנה, Google Docs, זום ואחרים שעשויים להיות שימושיים עבור זרימת העבודה שלך. לחץ ב"להתקין" ליד האפליקציה הרצויה ופעל לפי ההוראות כדי לאשר את השילוב. לאחר השילוב, ניתן לגשת ליישומים אלה ישירות מהפאנל הצדדי של gmail, המאפשר לך לנהל פרויקטים, להשתתף בפגישות ולארגן משימות מבלי לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך, ובכך לייעל את הפרודוקטיביות שלך.

גישה ל-Meet

לגשת אל גוגל פגישה ישירות מ gmail זוהי דרך נוחה להתחיל או להצטרף לפגישות וידאו מבלי לעזוב את תיבת הדואר הנכנס שלך. כדי להשתמש בפונקציונליות זו, פתח את Gmail והסתכל בחלונית הצד השמאלית. שם תראה את האפשרות "לִפְגוֹשׁ". לחץ ב"התחל פגישה" כדי ליצור ועידת וידאו חדשה או "השתתף בפגישהכדי להצטרף לפגישה קיימת על ידי הזנת הקוד שסופק. אינטגרציה זו מקלה על קביעת פגישות ולהשתתף בהן, ומאפשרת לך לשתף פעולה עם עמיתים ביעילות ובמהירות, הכל מהאתר שלך gmail.

מסקנה

הישאר מעודכן ומאורגן עם gmail זה חיוני בחיים האישיים והמקצועיים. ניהול דוא"ל יעיל מבטיח שמירה של מידע חשוב וסיווג ההודעות באמצעות מסננים ותוויות מבטיח להקל על הדברים. יתר על כן, השילוב של Gmail עם יישומים אחרים מייעל את העבודה והפרודוקטיביות, בעוד שפעולות פשוטות כמו שמירה על תיבת הדואר הנכנס נקייה ומאורגנת היטב מביאות ליעילות רבה יותר לזרימת העבודה.

ראה גם:

46 אפליקציות פרודוקטיביות לשימושך בבית ובעבודה

טקסט מתוקן על ידי רפאל בראגה בתאריך 29/07/2024.

מקורות: Google, WikiHow e אימייל נקי.