ארגן את אנשי הקשר שלך ב-Gmail עם 10 הטיפים האלה

למרות ההתקדמות הטכנולוגית שמבטיחה להפוך את היחסים החברתיים שלנו יותר ויותר, הדואר האלקטרוני נשאר הצורה העיקרית של תקשורת דיגיטלית, במיוחד במונחים מקצועיים. ואם כבר מדברים על פרקטיות, ה gmail היא טיטאן של פלטפורמות הודעות אלקטרוניות, הנושאת 1,5 מיליארד משתמשים פעילים ברחבי העולם, מחזיקה בכינוי של שירות הדוא"ל ואנשי הקשר הגדול בעולם.

בהתחשב בצורך באימייל בפעילויות שלנו, חיוני שכל אנשי הקשר שלך יהיו נכונים ומאורגנים היטב כדי לא לטעות ולבלבל את הנמענים. למעשה, ארגון זה הוא המפתח להאצת כל הודעה שתצטרך לשלוח.

ובהיותה הפלטפורמה של גוגל עצמה, המשימה הזו אינה כאב ראש ענק. לשם כך, ה שואומטק מלמד עשרה עצות חסרות טעות סעיף לארגן את אנשי הקשר שלך ב-Gmail בצורה אסרטיבית לכל צורך. בדוק את זה למטה:

מצא ומיזוג אנשי קשר כפולים

מכמה סיבות, אותו אדם יכול להישמר אצלך gmail עם שני אנשי קשר או יותר בשרת שלך. אם במקרה או כשל שגרם לכך כפולה, כל משתמש יכול למצוא ולמזג אנשי קשר זהים מסוג Gmail.

לשם כך, בתפריט הצד של הג'ימייל שלך, יש את האפשרות לְמַזֵג, שמבצעת איסוף זה של עותקים אפשריים של אותו איש קשר בגוגל, על סמך אותו אימייל, אותו שם פרטי ו/או שם משפחה וכו'. לאחר ניתוח זה, אם אתה מערער על אנשי קשר כפולים באמת, פשוט סיים על ידי לחיצה על "מזג" שוב.

אם כל אפשרויות הקשר של Gmail שהופיעו על המסך הן למעשה עותקים, המשתמש יכול להאיץ את התהליך על ידי לחיצה על כפתור "מזג הכל"; אם יש הזמנות, התפריט "דחה" ימחק בנפרד את החריגה, יארגן את ה-Gmail שלך ויפנה מקום, מיד.

מחק אנשי קשר שכבר אין לך צורך בהם

דרך נוספת לארגן את Gmail היא למחוק אנשי קשר שאינך משתמש בהם יותר, או שבדרך כלשהי אינם חשובים לפעילותך. כתובות ספאם עשויות להישמר אוטומטית בין אנשי הקשר שלך ב-Google, או אחרים שפשוט כבר לא עונים על הצרכים שלך. כדי להשיג זאת, תהליך ידני זה חייב להיות מחושב היטב ומכריע.

למחוק איש קשר בודד מבוקש:

1. לחץ על איש הקשר בפינה השמאלית העליונה;
2. לחץ על האפשרות "מחק".

כדי למחוק שניים או יותר:

1. בטלפון הנייד שלך, לחץ על אחד מאנשי הקשר ולאחר מכן בחר את האחרים. במחשב, העבר את העכבר מעל סמל התמונה של איש הקשר ולחץ על הריבוע שמופיע;
2. לאחר הבחירה, לחץ על שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה;
3. לחץ על "מחק";
4. אשר את הפעולה על ידי לחיצה על "העבר לאשפה".

אם אתה רוצה למחוק כל אנשי הקשר:

1. בטלפון הנייד שלך, לחץ על אחד מאנשי הקשר ולאחר מכן בחר את האחרים. במחשב, העבר את העכבר מעל סמל התמונה של איש הקשר ולחץ על הריבוע שמופיע;
2. לחץ על החץ שליד הריבוע בפינה העליונה של הכרטיסייה "אנשי קשר" ובחר באפשרות "הכל"
3. כל אנשי הקשר יסומנו אוטומטית. עם זה, עבור אל שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה;
4. בחר באפשרות "מחק";
5. אשר את הפעולה על ידי לחיצה על "העבר לאשפה".

כדאי לזכור שלאחר המחיקה, אנשי הקשר של Gmail נשארים מאוחסן בסל המיחזור ונמחקים לצמיתות לאחר 30 יום. אם לאחר זמן מה אתה מרגיש חרטה, אתה יכול לשחזר קשר לחיצה על "שחזר" בסל המיחזור. עבור יותר מאחד, במקום להקיש, אתה לוחץ ולחץ על האחרים, ואז לחץ על "עוד" ומסיים עם "שחזור". כדי לשחזר את כולם, פשוט לחץ על האפשרויות "עוד", "בחר הכל" ו"שחזר".

סנכרן את אנשי הקשר שלך

עוד נקודה חשובה לארגון שלך אנשי קשר של Gmail é אפשר סנכרון אוטומטי עם מכשירים וחשבונות אחרים. בדרך זו, אתה נמנע משכפול אנשי הקשר שלך ומחיקת אנשי קשר שלא כדאי לך. אם זה לא מופעל, לא ניתן, למשל, לשחזר אנשי קשר של גוגל שהועברו לאשפה.

אם יש לך אנדרואיד, המקרה שלך בטוח יותר, אחרי הכל, אנשי הקשר של גוגל כבר מסונכרנים עם אנשי הקשר של מערכת ההפעלה. עבור iOS, המשתמשים צריכים לבצע את השלבים הבאים:

1. לך להגדרות";
2. גלול מטה ומצא את האפשרות "סיסמאות וחשבונות".
3. לחץ על "הוסף חשבון" ובחר את הלוגו של גוגל
4. תועבר למסך חשבון Gmail, התחבר לחשבון Gmail שלך ולחץ על "הבא" כדי להמשיך;
5. כאשר התהליך אושר, סיים בלחיצה על "שמור";
6. לאחר מכן, הפעל את "אנשי קשר" ברשימה כדי לסנכרן אנשי קשר;
7. סיים בלחיצה על "שמור" בפינה השמאלית העליונה.

אנשי קשר של גוגל פועלים גם כענן, כך שכדאי לשמור את כל אנשי הקשר שלך דרך האפליקציה המסונכרנת על ידי חשבונך כדרך למנוע אובדן של נתונים אלה אם הטלפון הסלולרי שלך נגנב, אובד או נשבר.

ערוך את שמות אנשי הקשר

לאחר מיזוג כפילויות ומחיקת אנשי קשר לא רצויים, צעד ידני גדול נוסף כרוך ערוך את השם של אנשי הקשר שלך ב-Gmail.

יש לערוך כראוי אנשי קשר שרק שם פרטי או שם משפחה רשומים (או ישנים), אנשי קשר שנשלחו אליך שנשמרו אוטומטית בתיבת הדואר הנכנס שלך, או תפקידים בחברות שבהן האדם כבר לא עובד יותר כדי לשפר את הדינמיות.

כדי לשנות זאת ולארגן את אנשי הקשר שלך ב-Gmail, באפליקציית אנשי הקשר:

1. בחר את איש הקשר הרצוי ולחץ על "ערוך";
2. שנה את מה שאתה צריך ולאחר מכן לחץ על "שמור".

מלא את פרטי הקשר שלך

עדיין בתחום של עריכת אנשי הקשר שלך בגוגל, טיפ נוסף לארגון Gmail הוא מלא שדות נוספים באנשי הקשר שלך, לפחות כאלה שהם אסטרטגיים ותכופים יותר.

כאשר אתה לוחץ על "ערוך", השתמש בקטעים המסומנים ב-"+" ומלא נתונים נוספים שעשויים להיות שימושיים כדי לקבל גישה נוחה, כגון כתובת ויום הולדת - עם מידע זה, שירותים אחרים של Google, כגון Google Calendar ו-Google מפות גוגל, במקרה זה, מסונכרנים עם איש הקשר באופן אוטומטי.

אנשי קשר עם דוא"ל או טלפון בלבד, רצוי שיהיה בשניהם לכל דחיפות. כמה שיותר יותר טוב.

צור קבוצת אנשי קשר

האם ידעת שזה אפשרי לסווג את אנשי הקשר שלך do gmail? במקום לחפש ברשימת אנשי הקשר שלך מלמעלה למטה, אתה יכול לחסוך זמן יצירת קבוצות וסיווגם לפי הקבוצות שלהם.

קבוצת משרד, אנשי קשר לסוכנות, קבוצת מגזר... האפשרויות נרחבות ותלויות בצרכים ובשגרה שלכם. ראה למטה:

1. לחץ על הסימן "+" ב"סימניות" בסרגל הצד השמאלי;
2. הזן את השם והתיאור שברצונך לתת שם לתווית;
3. סיים עם "צור".

הקבוצה החדשה תמוקם בתפריט הצד מתחת ל"סימניות" במחשב, בעוד שבנייד היא מופיעה בראש עמוד יצירת קשר.

כדי להוסיף ידנית את אנשי הקשר שלך שישתייכו לקטגוריה, במחשב שלך, התהליך קל מאוד: גרור את המייל על ידי לחיצה ממושכת על לחצן העכבר השמאלי והצב אותו על התווית.

לנייד, ישנם שלבים נוספים:

1. לחץ על האימייל שנבחר;
2. לחץ על שלוש הנקודות הממוקמות בפינה הימנית העליונה;
3. בחר "העבר אל";
4. לחץ על הסמן שלך, שתמיד יהיה מתחת לאפשרות "מבצעים".

הקבוצה החדשה תמוקם בראש הדף של איש קשר.

העדיף את אנשי הקשר השימושיים ביותר

אם יש לך כמה אנשי קשר חשובים ב-Gmail ואתה לא מרגיש צורך ליצור תוויות עבור אנשי הקשר שלך ב-Google, אתה יכול אנשי קשר כאלה מועדפים כדי שהם יהיו הראשונים ברשימה שלך. עבור טלפונים אנדרואיד, אנשי הקשר המועדפים תמיד מסומנים באפליקציה.

כדי למועדפים בטלפון הסלולרי ובמחשב האישי שלך, פשוט לחץ על סמל הכוכב. במחשב הסמל נמצא בצד שמאל של איש הקשר, בפלאפון הכוכב מופיע בפינה הימנית של איש הקשר. כדי לגשת לשדה המועדפים, הן בטלפון הסלולרי והן במחשב, פשוט לחץ על הקטע "מסומן בכוכב" שנמצא בתפריט הצד.

ייצא את אנשי הקשר שלך

עכשיו עם שלך אנשי קשר של Gmail רשום ומלא, מה דעתך לשמור את אנשי הקשר המאורגנים האלה באזור בטוח יותר? ייצא את אנשי הקשר שלך זהו נתיב חשוב מאוד כמסלול בטוח למקרה שיתרחשו אירועים בלתי צפויים מצערים. הייצוא גם מאפשר להעביר את כל אנשי הקשר שלך בגוגל לשירותי דוא"ל אחרים, וחוסך ממך את המשימה הידנית של הוספתם אחד אחד.

כל היסטוריית הדוא"ל תוריד כאחת קובץ csv או VCard - אל תופתעו מהמינוח המוזר. לייצא אנשי קשר של Gmail ליד המחשב:

1. בחר איש קשר אחד או אנשי קשר מרובים על ידי סימון התיבות לצד שמות אנשי הקשר שנבחרו. אם, במקרה זה, הכל, קיימת אפשרות בפינה השמאלית העליונה, תחת "פעולות בחירה" ולאחר מכן "הכל".;
2. לאחר בחירת אנשי הקשר הרצויים של גוגל לייצוא, בפינה הימנית העליונה, לחץ על החץ המצביע כלפי מעלה;
3. בחר באפשרות Google CSV וסיים עם "ייצוא"

מאת אנדרואיד:

1. פתח את האפליקציה ומצא את האפשרות "תקן ונהל" בתחתית המסך ולחץ;
2. לאחר מכן, לחץ על "ייצא לקובץ";
3. הגדר לאיזה חשבון Google ברצונך לייצא את אנשי הקשר של Gmail או אם אתה מעדיף לייצא אותם במכשיר עצמו;
4. בבחירת חשבון Google, לחץ על "ייצוא";
5. סיים עם "שמור" עם נתוני אנשי הקשר של Gmail המאוחסנים ב-Google Drive של החשבון הנבחר, באופן אוטומטי בפורמט .vcf.

ייבא אנשי קשר ממקורות אחרים

בהמשך, צעד נוסף שעליך לנקוט כדי לארגן את אנשי הקשר שלך ב-Gmail הוא לרכז את כל אנשי הקשר שלך במקום אחד: אם יש לך מקורות באפליקציות אחרות, לייבא אותם לגוגל. הפוך את העבודה שלך לקלה יותר והפוך את הגיליון האלקטרוני ליצירת קשר עשיר יותר. כדי לעשות זאת, אתה חייב הורידו את אנשי הקשר שייובא לג'ימייל ב פורמט CSV, הכל טוב?

למחשב:

1. בפינה השמאלית העליונה, פשוט לחץ על "ייבוא", מתחת לקטגוריית "תקן ונהל";
2. זורק את הקובץ בפורמט CSV או VCard.

בטלפון הנייד:

1. באפליקציית אנשי הקשר, בפינה השמאלית התחתונה, לחץ על "תקן ונהל";
2. לאחר מכן לחץ על "ייבוא ​​מקובץ";
3. בחר את חשבון Google שיקבל את הייבוא ​​או שמור אותו במכשיר שלך תחת "מכשיר";
4. בחר את קובץ ה-CSV שכבר הורדת. כדי לייעל את התהליך, רצוי שהקובץ כבר מאוחסן בגוגל דרייב של כל חשבון גוגל - שכן ניתן לגשת אליו בפינה העליונה של המסך תחת "חפש קבצים באפליקציות אחרות". אבל אין בעיה אם הקובץ לא נמצא בגוגל דרייב: באייקון שלוש השורות, שנמצא בפינה השמאלית העליונה של המסך, תוכלו למצוא אותו בכרטיס ה-SD של הטלפון ובמכשיר עצמו.
5. לחץ על "שמור" כדי לסיים.

אנשי קשר לגיבוי

כשאנשי הקשר שלך ב-Gmail מסודרים לאחר עבודה רבה, אנו נוודא שהרשימה הסופית של כל אנשי הקשר שלך לא תהיה רק ​​בענן - למרות שזוהי דרך מצוינת להגנה.

כדי לבצע את שלך גיבוי, בחשבון Google שלך:

1. בפינה השמאלית העליונה, לחץ על "נתונים ופרטיות";
2. גלילה בהמשך הקטע, כאשר אתה רואה את התפריט "הורד או מחק את הנתונים שלך", לחץ על הלחצן "הורד את הנתונים שלך";
3. Google תפנה אותך אוטומטית אל Google Takeout ותבקש ממך לבחור נתונים להורדה מכל יישומי Google. במקרה זה, פשוט בחר את האימייל שלך.

עדכן את הגדרות השמירה האוטומטית

לבסוף, להבטיח כי הארגון של אנשי קשר של Gmail תמיד יש אחד גיבוי ענן אוטומטי, חוסך זמן ידני שאחרת היה מבוזבז.

על אנדרואיד, תוכל להפעיל ולבטל את התכונה ב:

1. תפריט "תקן ונהל".
2. לאחר מכן, "הגדרות";
3. בחר באפשרות "הגדרות סנכרון אנשי קשר של Google";
4. בחר את חשבון Google הרצוי;
5. בחר "סטטוס סנכרון" והפעל את האפשרות

כבר ב PC, אין אפשרות לשמור את הגיבוי באופן אוטומטי. עם זאת, מכיוון שהגיבוי האוטומטי מאומת על ידי הטלפון הסלולרי, החשבון כולו gmail זה שמור בענן, כך שאתה לא צריך לדאוג לארגן שוב את אנשי הקשר שלך ב-Gmail!

ראה גם

כיצד למחוק אימיילים ישנים ב-Gmail

כיצד להשתמש ב-Gmail באייפון

כיצד לרשום חשבונות דוא"ל אחרים בג'ימייל

מקורות: לעשות שימוש ב; ספר צור קשר; התמיכה של גוגל; Statista